Art.1. Direcția de Audit Public Intern este organizată la nivelul Filialei Judeţene Alba a A.Co.R, conform hotărârii Adunării Generale.
Art.2. Direcția de Audit Public Intern este structura organizatorică stabilită prin organigrama, care duce la îndeplinire sarcinile şi atribuţiile rezultate din Acordul de cooperare privind organizarea și exercitarea activității de audit public intern, precum și cele rezultate din hotărâri ale Adunării Generale, respectiv decizii ale Consiliului Director/Adunarii Reprezentanților pe probleme de audit.
Art.3. Direcția de Audit Public Intern este organizată în subordinea directă a președintelui Filialei Judeţene Alba a A.Co.R. față de care are o subordonare administrativă, iar fată de entitățile publice locale partenere răspunde în legătură cu planificarea și realizarea misiunilor de audit intern precum și comunicarea rezultatelor.
Art.4. Organigrama Direcției de Audit Public Intern cuprinde 21 posturi, dintre care 1 post de conducere și 20 posturi de execuție.
Art.5. Direcția de Audit Public Intern este organizată pe două centre zonale - centru zonal Alba Iulia și centrul zonal Bistra.
Art.6. Coordonarea activității de audit al centrului Zonal Bistra este asigurată de centrul zonal Alba Iulia telefonic, prin e-mail și întâlniri periodice, întâlniri desfășurate odată cu supervizarea misiunilor de audit.
Art.7. Președintele Filialei Judeţene Alba a A.Co.R. este responsabil pentru asigurarea cadrului organizatoric și funcțional desfășurării activității de audit intern, în conformitate cu deciziile reprezentanților pentru probleme de audit.
Art.8. Responsabilul Direcției de Audit Public Intern răpunde de organizarea și desfășurarea activităților de audit intern și gestionează resursele umane necesare îndeplinirii planului de audit intern.
Art.9. Direcția de Audit Public Intern se dimensionează astfel încât să asigure necesitățile de audit intern pentru toate entitățile publice locale partenere, inclusiv pentru entitățile aflate în subordine/coordonare/sub autoritate la care activitatea de audit intern se exercită conform prevederilor Acordului de cooperare.
Art.10. Dimensionarea Direcției de audit public intern în cadrul Filialei Judeţene Alba a A.Co.R. se realizează prin parcurgerea următoarelor etape:
Art.11. Managementul activităţii de audit public intern, desfăşurată în cadrul Direcției este asigurat de un auditor intern, care este încadrat pe funcţie de conducere.
Art.12. Filiala Judeţeană Alba a A.Co.R. este responsabilă de selectarea și angajarea personalului în cadrul Direcției de Audit Public Intern, în conformitate cu decizia responsabililor entităților publice locale partenere și cadrul legal în vigoare.
Art.13. Activitatea de audit public intern, la nivelul entităţilor publice aflate în subordinea/în coordonarea/sub autoritatea entităţilor publice locale partenere, este asigurată de Direcția de Audit Public Intern organizat la nivelul Filialei Judeţene Alba a A.Co.R., dacă entitatea publică locală parteneră nu decide organizarea unui compartiment propriu de audit public intern și dacă s-a menționat acest lucru în Acordul de cooperare.
Art.14. Direcția de Audit Public Intern își desfășoară activitatea în baza Normelor metodologice specifice exercitării activităţii de audit public intern, a Cartei auditului public intern, elaborate la nivelul structurii asociative, ținând cont și de prevederile Codul privind conduita etică a auditorului intern.
Art.15. Documentele menționate la articolul anterior sunt elaborate distinct de prezentul Regulament.
Art.16. Direcția de Audit Public Intern organizată la nivelul Filialei Judeţene Alba a A.Co.R. are următoarele atribuţii:
(1) Elaborează normele metodologice specifice privind exercitarea activităţii de audit public intern în sistem de cooperare, avizate de UCAAPI şi aprobate de adunarea reprezentanţilor pentru probleme referitoare la auditul public intern.
a) Pentru avizarea normelor metodologice specifice, Filiala Judeţeană Alba a A.Co.R. transmite la UCAAPI, în termen de 90 de zile lucrătoare, de la data luării deciziei de elaborare/actualizare, prin adresă semnată de președintele Filialei, proiectele de norme proprii semnate pe fiecare pagină de responsabilul Direcției Audit Public Intern.
b) Activitatea de audit public intern la nivelul entităţilor publice aflate în subordinea/în coordonarea/sub autoritatea entităţilor publice locale partenere se desfăşoară în baza normelor metodologice privind exercitarea activităţii de audit intern elaborate şi aprobate la nivelul Filialei Judeţene Alba a A.Co.R.
c) Clarificările, modificările şi completările la proiectele de norme, venite din partea UCAAPI în calitate de avizator se realizează de către Direcția de Audit Public Intern organizată la nivelul Filialei Judeţene Alba a A.Co.R. în termen de 30 de zile lucrătoare.
(2) Elaborează proiectul planului multianual de audit public intern la nivelul Filialei Județene Alba a A.Co.R., plan ce se aprobă în ședință de lucru, cu participarea reprezentanților pentru probleme referitoare la auditul public intern.
a) La nivelul fiecărei entități publice partenere se elaborează planul multianual de audit intern, care se aprobă de către conducătorul entității respective.
b) Planurile multianuale de audit intern elaborate la nivelul fiecărei entități publice locale partenere se centralizează la nivelul Filialei Județene Alba a Asociației Comunelor din Romania și se înaintează în vederea aprobării de către adunarea reprezentanților pentru probleme referitoare la auditul public intern.
c) Pentru fiecare plan multianual de audit intern elaborat, atât la nivelul fiecărei entități partenere, cât și pentru planul centralizat, se întocmește referatul de justificare.
(3) Elaborează proiectul planului anual de audit public intern la nivelul Filialei Județene Alba a A.Co.R., ce se aprobă în ședință de lucru, cu participarea reprezentanților pentru probleme referitoare la auditul public intern.
a) La nivelul fiecărei entități publice locale partenere se elaborează planul anual de audit intern, care se aprobă de către conducătorul entității respective.
b) Planurile anuale de audit intern elaborate la nivelul fiecărei entități publice locale partenere se centralizează la nivelul Filialei Județene Alba a A.Co.R. Planul centralizat se înaintează în vederea aprobării de către adunarea reprezentanților pentru probleme referitoare la auditul public intern.
c) Pentru fiecare plan anual de audit intern elaborat, atât la nivelul fiecărei entități partenere, cât și pentru planul centralizat, se întocmește referatul de justificare.
(4) Efectuează activităţi de audit public intern la nivelul entităţilor publice locale partenere pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale acestora sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate.
a) Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate în cadrul entităților publice locale partenere, inclusiv în entitățile aflate în subordine/în coordonarea/sub autoritate, dacă entitatea publică locală parteneră nu a decis organizarea unui compartiment de audit intern, cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice, precum și la administrarea patrimoniului public.
b) Direcția de Audit Public Intern auditează, cel puţin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele:
- activităţile financiare sau cu implicaţii financiare desfăşurate de entitatea publică locală parteneră din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din finanţare externă;
- plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare;
- administrarea patrimoniului, precum şi vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale;
- concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale;
- constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora;
- alocarea creditelor bugetare;
- sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia;
- sistemul de luare a deciziilor;
- sistemele de conducere şi control, precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme;
- sistemele informatice.
c) Misiunile dispuse de UCAAPI se cuprind în planul anual de audit public intern al Direcției de Audit Public Intern, se realizează în bune condiţii şi se raportează în termenele fixate. Modalitatea de planificare, derulare, realizare şi raportare respectă în totalitate procedura stabilită de UCAAPI;
(5)Informează UCAAPI despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităţii publice locale partenere auditate
1. Centralizează recomandările neînsușite de către conducătorul fiecărei entități publice locale partenere auditate și stabilește consecințele neimplementării acestora, însoțite de documentația relevantă.
b) Elaborează o sinteză a recomandărilor neînsușite de conducătorii entităților publice locale partenere și a consecințelor neimplementării acestora și o transmite la Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern, însoțită de documentația relevantă, în termen de 10 zile calendaristice de la încheierea trimestrului.
c) Documentația privind recomandările neînsușite transmisă la UCAAPI se semnează de către responsabilul Direcției de Audit Public Intern.
(6) Raportează periodic la UCAAPI asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor.
a) Direcția de Audit Public Intern transmite la UCAAPI, la solicitarea acestora, rapoarte periodice privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activitatea de audit public intern desfăşurată la nivelul fiecărei entități publice locale partenere.
b) Elaborează și transmite la Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern, la cererea acesteia, rapoarte centralizate privind constatările, concluziile și recomandările rezultate din activitatea de audit public intern desfășurată la nivelul Filialei Județene Alba a A.Co.R.
c) Rapoartele periodice se înaintează la Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern semnate de către șeful Direcției de Audit Public Intern.
(7)Elaborează raportul anual privind activitatea de audit public intern, care prezintă modul de realizare a obiectivelor Direcției de Audit Public Intern.
a) Elaborează pentru fiecare entitate publică locală parteneră un raport anual al activității de audit public intern, până cel mai târziu la data de 15 ianuarie a anului curent pentru anul precedent, care se aprobă de către conducătorul entității publice respective.
b) La elaborarea Raportului anual privind activitatea de audit public intern se iau în considerare cerinţele din normele generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, aprobate prin HG nr.1086/2013 şi instrucţiunile emise de UCAAPI cu privire la structura minimală a rapoartelor de activitate.
c) Conducătorii entităților publice locale partenere au responsabilitatea de a transmite rapoartele anuale privind activitatea de audit, semnate, la Direcția de Audit Public Intern organizată la nivelul Filialei Județene Alba a A.Co.R până la data de 15 în vederea centralizării.
d) Elaborează raportul anual privind activitatea de audit public intern la nivelul Filialei Județene Alba a A.Co.R, prin centralizarea rapoartelor anuale privind activitatea de audit intern desfășurată la nivelul fiecărei entități publice partenere, care se aprobă în ședință de adunarea reprezentanților pentru probleme referitoare la auditul public intern
e) Raportul privind activitatea de audit public intern la nivelul Filialei Județene Alba a A.Co.R. se transmite la Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern, până la data de 30 ianuarie a anului curent pentru anul precedent.
f) Transmiterea raportului centralizat la Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern este în sarcina președintelui Filialei Județene Alba a A.Co.R.
(8) Raportează exclusiv conducătorului entităţii publice locale partenere auditate şi structurii de control intern abilitate iregularităţile sau posibilele prejudicii identificate, în realizarea misiunilor de public intern.
a) Iregularităţile sau posibilele prejudicii constatate de auditorii interni sunt raportate exclusiv conducătorului entităţii publice locale partenere auditate și structurii de control abilitate în termen de 3 zile lucrătoare de la constatare.
b) Auditorul intern propune, după caz, suspendarea misiunii de audit public intern în cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, cu acordul conducătorului entităţii publice locale partenere care a aprobat misiunea, dacă din analiza preliminară a verificărilor efectuate se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele de audit public intern (limitarea accesului, informaţii insuficiente ş.a.).
c) În situaţia în care pe parcursul derulării misiunilor de audit public intern se constată cazuri de iregularităţi sau posibile prejudicii acestea se cuprind în raportările periodice şi anuale.
(9) Comunică semestrial, după caz, conducătorului entităţii publice locale partenere şi UCAAPI cu privire la recomandările însuşite şi neimplementate de către entitatea publică locală parteneră auditată, sau la solicitarea acestora.
(10)Elaborează/actualizează Carta auditului intern la nivelul Filialei Județene Alba a A.Co.R. care respectă cerinţele minimale din normele generale privind exercitarea activităţii de audit public intern.
a) Carta auditului intern se comunică la Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern în vederea avizării, cu aprobarea președintelui Filialei Județene Alba a A.Co.R.
b) După obținerea avizului de la Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern, Carta auditului intern se aprobă în ședință de către adunarea reprezentanților pentru probleme de audit public intern.
(11) Elaborarea Planului de pregătire profesională continuă a auditorilor interni din cadrul Direcției de Audit Public Intern organizată la nivelul Filialei Județene Alba a A.Co.R.care respectă cerința privind numărul de minim de 15 zile lucrătoare pe an pentru fiecare auditor.
(12) Asigură supervizarea misiunilor de audit public intern;
(13) Monitorizează realizarea misiunilor planificate și a misiunilor ad-hoc;
(14) Asigură secretariatul şedinţelor de lucru organizate cu adunarea reprezentanţilor entităţilor publice locale partenere pe probleme de audit, respectiv:
Art. 17. Atribuții:
Art.18. Competențe:
Art.19. Responsabilități:
j) Răspund de realizarea la timp şi întocmai a atribuţiilor ce le revin conform legii, a programelor aprobate sau dispuse expres de către conducerea filialei și se abţin de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii de orice natură filialei;
Art.20. Programul de lucru al personalului din cadrul Direcției de Audit Public Intern este stabilit prin Regulamentul de Ordine Interioară, aprobat de către președintele filialei.
Art.21. Problemele legate de interpretarea prezentului Regulament se soluţionează prin Decizia Adunării reprezentanților pentru probleme referitoare la audit public intern.
Art.22. Nerespectarea prevederilor prezentului Regulament atrage răspunderea disciplinară a celui vinovat.
Art.23. Pentru faptele săvârşite în exercitarea atribuţiilor ce le revin, auditorii interni din cadrul Direcției de Audit Public Intern răspund, după caz, disciplinar, administrativ, civil, sau penal.
Art.24. Regulamentul de Organizare si Funcţionare se modifică şi se completează, conform legislaţiei intrate în vigoare ulterior aprobării acestuia.
Art.25. Regulamentul de Organizare si Funcţionare se actualizează ca urmare a modificării organigramei sau ori de câte ori se impune.
Art.26. Prezentul regulament poate fi modificat prin Decizia Adunării reprezentanților pentru probleme referitoare la audit .
Art.27. Regulamentul de organizare și funcționare a Direcției de Audit Public Intern se publică pe pagina de internet a filialei.
Întocmit,
Delia ȘIMON